Вторник, 22 июня 2021 года

Автопарк растёт: как бухгалтеру успевать оформлять отчётность?

Бухгалтер Света работает в небольшой, но амбициозной логистической компании. Только что она получила письмо от CEO и застыла в ужасе, не донеся чашку с кофе до рта. В письме говорится, что компания расширяется и грядут повышения для сотрудников, которые работают со дня основания — то есть для Светы тоже! Что же здесь ужасного? Просто все эти отличные новости заслонила одна строчка: «АВТОПАРК РАСШИРЯЕТСЯ СО 100 ДО 300 МАШИН».

Света представила длинную очередь из водителей, которые придут отчитываться за платную парковку… точно света белого она больше не увидит. С отчётностью для 100 машин она частенько возится до ночи: нужно оформить авансовые отчёты, выдать водителям наличные, собрать у них чеки и разобраться со штрафами.

Горы бумажек заслоняют основную работу бухгалтера, которая при этом никуда не девается. Теперь же, когда машин будет в три раза больше, придётся либо ночевать на работе, либо нанимать ещё одного бухгалтера для ведения отчётности по платной парковке. Здесь Света задумалась: есть ли способ уменьшить рутину и сэкономить время и деньги?

Будущее уже наступило: автоматизация оплаты парковки


Отставив кофе, Света занырнула в бухгалтерские группы Вконтакте, Фейсбуке и страницы в Инстаграме. Разве что не в бухгалтерские ТикТоки. Советы в интернете разделились на три категории.

Одни опытные коллеги убеждали не экономить на душевном здоровье и нанимать дополнительного бухгалтера на отчётность.

Другие рекомендовали тибетские техники медитации, которые помогают переварить возрастающий объём документации. Смайликов в таких советах было много и все они улыбались как-то отчаянно.

Третьи рассказали, что давно внедрили у себя систему автоматизации оплаты парковки Паркоматика. Основные «плюшки» называли такие:

  • постоплата парковки, т.е. без авансирования, один раз в месяц с корпоративного счёта;

  • есть отсрочка платежа до 30 дней;

  • бесплатное внедрение программы, оплата только во время использования;

  • простота — бухгалтер может сам освоить сервис, без команды айтишников;

  • можно лимитировать бюджет на оплату парковки, как по водителям, так и по машинам;

  • можно отслеживать парковочные сессии онлайн;

  • никакое дополнительное оборудование не нужно;

  • программа работает сразу же после регистрации в личном кабинете;

  • есть бесплатный тестовый период.

Столько преимуществ — стоит попробовать! Света взяла кружку с остывшим кофе и пошла на кухню — сварить свежий.

В ходе бесплатного тест-драйва Паркоматики выяснилось, что техподдержка вместо заезженной отмашки «ваш звонок очень важен для нас» реально вникает в ситуацию и помогает решить проблему. Приятный сюрприз.

Две недели с Паркоматикой

У Светланы наступил очередной период отчётности. По привычке она начинает беспокоиться, но тут же понимает, что паническая отчётность – это уже в прошлом.

Водителям больше не нужно выдавать наличные для оплаты парковки. Соответственно, авансовые отчёты больше не нужны. Припарковавшись, водитель запускает парковочную сессию в приложении на своём телефоне. Когда уезжает, останавливает сессию. Все парковочные сессии и затраты на них видны в личном кабинете в Паркоматике. В конце месяца бухгалтер оплачивает всего один счёт за парковку и выгружает готовый отчёт в для 1С и для руководства.

Прямо в браузере Света заходит в онлайн-программу Паркоматика, которую не надо устанавливать.

Учёт затрат на платную парковку и штрафы — теперь легче легкого.

  • В личном кабинете Паркоматики видны все парковки — и по водителям, и по машинам;

  • можно установить лимиты для водителей, объединить их в группы;

  • можно быстро отследить и оплатить штрафы, арендовать транспондер для платных дорог;

  • интуитивный интерфейс, который понятен любому бухгалтеру;

  • моментальная выгрузка отчётов — документы готовы через 3 минуты после просьбы руководства.

Для парка в 300 машин Света сэкономила компании:

  • до 200 тыс. рублей в месяц на штрафах — теперь парковка оплачивается своевременно и штрафов гораздо меньше;

  • до 45 часов работы бухгалтера в месяц и 150 тыс. на найме дополнительного сотрудника. Авансовые отчёты просто исчезли, парковка оплачивается постфактум. На учёт затрат по парковкам и штрафам за весь автопарк у бухгалтера уходит всего 15 минут в месяц.

А для новых пользователей есть бонусы?

Есть! У Паркоматики есть бесплатный тестовый период и скидки на первый месяц работы. По ссылке можно оставить заявку, персональный менеджер расскажет обо всём подробно.


Выбор редакции


Еда