Какие законы регулируют оплату городской парковки для бюджетной организации и как организовать учёт затрат. Инструкция для бюджетников с большим автопарком.
Юридическая база
Обязаны ли бюджетные организации платить за городскую парковку?
Да. По закону бюджетная организация должна оплачивать парковку автомобиля, который находится на её балансе.Это зафиксировано в постановлении Правительства Москвы от 17.05.2013 № 289-ПП «Об организации платных городских парковок в городе Москве».
Важное исключение: экстренных служб это не касается. Автомобили скорой помощи, пожарной службы и т.п. могут останавливаться на платных городских парковках бесплатно.
Какие способы оплаты парковки предусматривает закон?
В том же постановлении № 289-ПП перечислены три способа, которыми можно оплатить парковку:
- в паркомате;
- с виртуального парковочного счёта водителя;
- через годовую резидентную плату.
Все эти способы предполагают оплату парковки “в моменте”.
Есть ещё одна норма, регулирующая порядок оплаты парковок для бюджетной организации – Постановление Правительства РФ от 30.12.2016 N 1551 (ред. от 06.09.2017) «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов». Согласно этому документу, бюджетные организации не могут оплачивать услуги, связанные с парковкой корпоративного автотранспорта, авансовым методом. Т.е. только по факту оказания услуг.
К какой статье относятся расходы на парковку?
Приказ Минфина России от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов» подразумевает две подстатьи КОСГУ, подходящие для учёта затрат на городскую платную парковку.
Это КОСГУ 226, «Прочие работы, услуги».
Есть ещё одна подстатья, 224: «Арендная плата за пользование имуществом». Она подходит, когда организация заключила договор аренды парковочных мест.
То есть для спонтанной парковки в городе эта статья не подходит.
Как вести учёт
Когда городские парковки только были введены в Москве, организация оплаты легла на плечи бухгалтерии и водителей. Зачастую водители парковались в неположенных местах, лишь бы не на платной парковке. Организации получали огромные штрафы за неправильную парковку. Это было страшно и сложно, но постепенно этот процесс пришёл к порядку, хотя зачастую бремя оплаты всё ещё падает на личный кошелёк водителя.
На сегодня есть два способа оплаты парковки.
Способ №1. Традиционный
Как мы помним, оплата парковок авансированием законом запрещена. Поэтому водитель оплачивает парковки из своего кармана и сохраняет чеки. В конце месяца (или другого отчётного периода) водитель приносит в бухгалтерию чеки за парковку, на основании которых ему компенсируют потраченные средства.
Достоинства:
Никаких дополнительных настроек, всё «своими руками».
Недостатки:
1. Чеки за парковки теряются. В итоге бухгалтер не может компенсировать расходы водителям и создаётся напряжённая ситуация. Это происходит регулярно.
2. При большом автопарке, от 100 машин, бухгалтеру приходится тратить примерно 30 часов в месяц на учёт расходов и сбор подтверждающих чеков.
Способ № 2. Инновационный
Можно оплачивать городскую парковку и вести учёт затрат в автоматизированной системе. Технологии, которые сокращают пул работ на 20 часов – до двух кликов, пришли и в мир бухучёта парковки.
Среди таких выделяется сервис Паркоматика: только здесь есть возможность платить за все парковки автомобилей организации по единому счёту один раз в месяц, по постоплате. Паркоматика буквально рубит гордиев узел – водителю бюджетной организации вообще больше не нужно оплачивать парковку, это делает бухгалтер, онлайн в личном кабинете.
Паркоматика разработана при поддержке Фонда «Сколково», неоднократно побеждала в конкурсах лучших IT-решений для государства и бизнеса.
Паркоматика работает так. Бюджетная организация регистрируется на сайте, сразу же у появляется личный кабинет бухгалтера. Сервис не требует установки на компьютер, также не нужно обучение – всё выглядит максимально понятно и просто. Паркоматика интегрируется с 1С или другими программами. Бухгалтер, как правило, не замечает, что добавилась ещё одна система для учёта. В личный кабинет нужно внести сведения об автомобилях и водителях (вручную либо Excel). Менеджер Паркоматики связывается для заключения договора. На всё это обычно уходит один рабочий день.
Каждый водитель устанавливает себе на телефон приложение. В начале парковки он запускает в приложении парковочную сессию, а когда уезжает — закрывает её. Приложение тоже интуитивно понятно, водители говорят, что запускать и завершать парковку – это даже проще, чем освоить Инстаграм.
Платить за парковку водителю вообще не нужно, как искать паркомат и сохранять чеки. Водитель экономит в среднем 10 минут при каждой парковке.
В личном кабинете Паркоматики бухгалтер видит данные обо всех парковках, которые «слетаются» туда с телефонов водителей. Один раз в месяц бухгалтер формирует единый счёт на оплату парковки за весь автопарк. Время, которое бухгалтер тратит на работу с парковками, сокращается до 15 минут в месяц.
Сервис позволяет в любой момент выгрузить отчёт по текущей ситуации, а в конце месяца (или по требованию) Паркоматика присылает акты оказанных услуг.
Таким образом парковка с Паркоматикой фактически оплачивается постоплатой.
Достоинства и удобства:
1. Паркоматика колоссально упрощает учёт затрат на городскую парковку, устраняет потенциальные конфликты между водителем и бухгалтером.
2. Экономит около 30 часов работы бухгалтера в месяц, при автопарке 150-200 машин. Бухгалтер высвобождает время для основной работы.
3. У сервиса есть отзывчивая поддержка, которая на связи 24/7.
4. Для новых пользователей действует бонус: первый месяц пользования сервисом абсолютно бесплатно (оплачивать только саму парковку). Подробности можно узнать на сайте Паркоматики.