Представьте два письма с одинаковым текстом. Одно пришло с адреса вида ivan.petrov1985@yandex.ru, другое — с ivan@company.ru. Второе вызывает больше доверия ещё до того, как получатель открыл письмо: сразу видно, что за отправителем стоит компания. Для деловой переписки и рассылок клиентам адрес на собственном домене давно стал нормой, а подключить его к знакомому интерфейсу Яндекс Почты несложно.
Чем адрес на своём домене лучше личного ящика
Дело не только в доверии получателя. Ящик на домене принадлежит компании, а не сотруднику: если менеджер уходит, переписка с клиентами остаётся, а доступ передают преемнику. Можно создавать общие адреса для отделов — sales@, info@, support@ — и не публиковать личные ящики сотрудников. Наконец, репутация домена как отправителя становится активом компании, который накапливается годами.
Как устроено подключение
Подключение домена к почте Яндекса выполняется через сервис Яндекс 360 для бизнеса. Сначала нужно подтвердить, что домен принадлежит вам, — обычно для этого добавляют специальную запись в настройках DNS у регистратора или хостинг-провайдера. Затем меняют MX-записи, чтобы письма, адресованные вашему домену, приходили в Яндекс. Точная последовательность шагов и значения записей приведены в справке сервиса, и сверяться лучше с ней: интерфейс время от времени меняется.
Записи, без которых письма не дойдут
Вопрос о том, как сделать рассылку в яндекс почте, многие сводят к кнопкам в интерфейсе. Но если домен не настроен, письмо может не дойти до адресата, как бы аккуратно оно ни было написано: сервер получателя проверит подлинность отправителя и отнесётся к письму с подозрением. Для этого нужны три записи:
• SPF — перечень серверов, которым разрешено отправлять почту от имени домена;
• DKIM — цифровая подпись писем; ключ для неё генерируется в панели администратора и публикуется в DNS;
• DMARC — политика, которая сообщает почтовым системам, что делать с письмами, не прошедшими проверку, и куда присылать отчёты.
С DMARC разумно начинать в режиме наблюдения и ужесточать политику постепенно, когда по отчётам станет ясно, что все легитимные письма проходят проверку.
Ящики под задачи
Удобно разделять ящики по назначению. Личный рабочий адрес сотрудника — для переписки с конкретными клиентами. Общий адрес отдела — для входящих запросов, к которому есть доступ у нескольких человек. Отдельный адрес — для информационных писем клиентам. Единая подпись с должностью, телефоном и сайтом делает переписку узнаваемой, а клиенту проще связаться с нужным человеком.
Чего не стоит делать
Не стоит запускать массовые рекламные рассылки с того же домена, с которого уходят счета, договоры и переписка с ключевыми клиентами. Если что-то пойдёт не так и почтовые системы снизят доверие к домену, пострадает вся деловая почта. Для массовых кампаний используют отдельный поддомен или домен и специализированный сервис. Также не стоит сразу после подключения отправлять сотни писем: новому отправителю нужно время, чтобы почтовые системы к нему привыкли.
Проверка после настройки
Когда записи добавлены, полезно отправить несколько писем на ящики в разных почтовых системах и посмотреть служебные заголовки: проверки SPF, DKIM и DMARC должны проходить успешно. Изменения в DNS иногда вступают в силу не сразу, поэтому, если проверка не прошла, стоит подождать и повторить её. Записи полезно сохранить в отдельном документе вместе с датой изменения: при смене хостинга или регистратора их придётся перенести, и без такой шпаргалки домен может на время остаться без защиты.
Настройка собственного домена занимает немного времени, но закладывает основу, на которой строится вся дальнейшая работа с клиентами по почте.