Телефония для офиса – один из важнейших инструментов ведения бизнеса. Она обеспечивает бесперебойную связь между всеми подразделениями и сотрудниками, позволяет оперативно реагировать на любые изменения и обеспечивать клиентам должный уровень обслуживания. Для распределения звонков используется АТС (виртуальная или аналоговая) и соответственно настроенное программное обеспечение.
Аналоговая связь постепенно отходит в прошлое, сейчас ее успешно заменяет цифровая – мобильная или виртуальная. Мобильная связь для офиса не слишком удобна из-за особенностей тарификации российских провайдеров мобильной связи, поэтому вместо нее обычно ставят виртуальную телефонию. Это связь через интернет, который есть в подавляющем большинстве офисов.
К преимуществам виртуальной телефонии для офисов относится гибкость настройки, дешевизна, простота в обслуживании, надежность. Для крупных офисов подключают виртуальную АТС, она полностью заменяет аналоговую, но при этом не требует обслуживания со стороны клиента (все оборудование находится на территории провайдера и является его зоной ответственности). Функционал виртуальной АТС – распределение вызовов, переадресации, запись звонков и так далее.
Небольшим офисам и отделам продаж такая АТС не нужна, там достаточно просто подключить телефонию к оконечному оборудованию. Это может быть смартфон или мобильный телефон, городской стационарный аппарат, персональный компьютер, радиотрубка. На смартфон или компьютер устанавливается приложение, для другого оборудования требуется адаптер. Он может быть внешний и встроенный (такой есть в SIP-телефонах). Настройки обычно можно сделать самостоятельно или вызвать мастера от компании-провайдера. Если нет сложных требований безопасности или нестандартного рабочего программного обеспечения, то проблем никаких не должно возникать.
Самое важное – настроить все переадресации и перехваты звонков, тогда телефония для офиса будет максимально функциональной и облегчающей работу. Переадресации возможны по условию (например, перевод вип-клиента на персонального менеджера, минуя секретаря), времени и другим параметрам. Здесь все зависит от особенностей бизнес-процесса. В случае необходимости эти настройки можно быстро поменять через мастер настроек в приложении от провайдера. Чем проще интерфейс и настройки, тем в дальнейшем будет удобнее работать.
В большинстве случаев виртуальная телефония для офиса совместима с CRM и сервисами отслеживания трафика. Она используется для сквозной аналитики рекламных кампаний, контроля сотрудников, разрешения конфликтных ситуаций. Запись разговоров и ведение статистики обычно входит даже в базовые тарифы телефонии, сейчас это минимальный пакет услуг. К дополнительным услугам относится голосовое меню и приветствие, виртуальный факс, подключение нескольких АТС (для очень крупных компаний и колл-центров). списки услуг могут варьироваться в зависимости от провайдера, но в целом они одинаковы, так что выбирать стоит по удобству, цене и репутации.